Project Management: tre buoni propositi per una gestione efficace ed efficiente

La pausa delle feste natalizie è estremamente utile per tracciare una linea sia del lavoro fatto sia di quello che ci aspetta per l’anno nuovo. È in questo periodo infatti che i Project Manager, loro malgrado, si trovano a fare un bilancio dei progetti in corso, misurando l’efficacia e l’efficienza delle commesse acquisite: avere le competenze e gli strumenti giusti per farlo è fondamentale.

Come già detto in altri articoli nei mesi precedenti, il Project Management non è altro che un approccio per gestire la complessità, riferita sia a progetti di business strutturati sia alla operatività quotidiana di qualsiasi attività. Con questo primo articolo del 2019 vogliamo fornirvi tre buoni propositi che dovete sempre tenere a mente nella gestione di qualsiasi progetto, piccolo o grande che sia.

I tre buoni propositi per il PM nel 2019

1. Competenze e strumenti professionali

Non ci si improvvisa Project Manager, lo studio e la conoscenza approfondita delle metodologie e degli asset è fondamentale. Un buon PM deve sicuramente avere competenze tecnico-metodologiche solide, ma da sole queste non bastano a garantire la buona riuscita di un progetto. Tra le skill fondamentali per essere un buon Project Manager ci sono le cosiddette competenze manageriali e trasversali quali la proattività, la capacità relazionale e negoziale, e l’apertura mentale.

Insieme alle competenze del singolo professionista fanno la differenza gli strumenti: i tool che scegliamo come fedeli compagni nel nostro lavoro di Project Management possono essere la chiave di volta per una gestione efficace ed efficiente di tutte le commesse che un’azienda deve seguire nello stesso momento.

IambOO ha messo a punto il proprio tool dedicato alla misurazione dell’efficienza delle commesse, Keep Control è infatti un’applicazione web, un prodotto in cloud in modalità SAAS (software as a service sviluppato in Java e AngularJs) in grado di implementare un controllo di gestione che permetta a un’azienda di servizi di controllare l’impiego delle proprie risorse su un determinato progetto in modo semplice, immediato e trasversale. Keep Control infatti è in grado di:

- assegnare il budget sia ai progetti sia alle singole attività interne al progetto;

- avere un’interfaccia intuitiva per le risorse impiegate che via via registrano il progress dei lavori tramite un Time Sheet estremamente dettagliato per tipologia di attività o inattività (assenze, malattie e problematiche di varia natura);

- misurare l’avanzamento del tempo impiegato dalle proprie risorse in relazione al budget assegnato;

- ottenere report dettagliati da inviare al cliente con lo stato di avanzamento dei lavori e relative fatturazioni;

- avere grafici comparativi tra i vari progetti in essere mettendo in relazione budget, tempi, problematiche, produttività delle singole risorse, distribuzione del carico di lavoro e margini di guadagno.

2. Gestione del progetto: l’importanza della delega e delle to do list

Oggi, per fortuna, si è diffusa sempre più capillarmente la consapevolezza dei benefici portati dall’esercizio della delega, ma si tratta di un esercizio continuo che un buon Project Manager non deve mai dimenticare di mantenere nelle sue corde. Non c’è più spazio, per fortuna, per gli one-man-projectormai perché per avere successo dovete fare in modo che i vostri collaboratori crescano e abbiamo la maturità e la serenità per decidere in modo autonomo e responsabile.

L’esercizio della delega passa anche per la suddivisione precisa dei lavori e delle responsabilità e pertanto è importante per un PM non partecipare alla fase operativa dei esecuzione dei lavori. Il focus del Project Manager deve essere sulla gestione e organizzazione del progetto a 360 e queste attenzione incide in modo determinante sull’utilizzo del tempo e delle risorse.

Questo non significa che un PM non debba tener conto della gestione del proprio quotidiano: prendete (o rispolverate) l’abitudine di creare la vostra to-do list giornaliera! Avere chiaro il punto d’arrivo non significa non curarsi delle tappe intermedie, anzi. L’esperienza e i tool come Keep Control aiutano a restare focalizzati sulla gestione tattico/strategica non trascurando la gestione operativa ovvero quella del day-by-day.

3. Pianificazione e verifica

Collegate al punto precedente troviamo la pianificazione e la verifica del lavoro. Per quanto riguarda la pianificazionedovete tenere a mente che è proprio la gestione giornaliera a nascondere forse le insidie peggiori: ogni giorno vi troverete a gestire eccezioni, deviazioni di percorso o banalissimi intoppi tecnici. Per questo avere un piano di progetto chiaro e completo di aiuta a tenere il passo con le scadenze che vi siete prefissati.

Infine, per quanto riguarda la verifica del lavoro sia in itinere sia alla fine, ci tornano in aiuto gli strumenti di misurazione dell’efficacia delle commesse come Keep Control che ti permettono di misurare l’avanzamento dei lavori in termini di tempo e risorse impiegati, ottenere rapporti dettagliati facilmente interpretabili anche dal cliente e avere grafici comparativi in relazione ai vari progetti e in relazione budget, tempi, problematiche, produttività delle singole risorse, distribuzione del carico di lavoro e margini di guadagno.

Bonus Track Natalizia: una buona decisione in 5 passi

Il periodo è quello giusto e di seguito vi regaliamo una semplice scaletta da tenere a mente ogni volta che dovete prendere una decisione all’interno di qualsiasi progetto… Buona lettura e buone feste!

Prendere una buona decisione in 5 passi

1. Disegnare la mappa delle decisioni da prendere

- Analizzare la situazione
- Rendere visibili i punti di vista
- Suddividere gli argomenti ed evidenziare le questioni difficili

2. Unire tematiche e persone

- Chiarire i punti di vista differenti
- Definire il contesto della soluzione
- Creare una base comune

3. Individuare le differenti soluzioni

- Identificare e analizzare le proposte di soluzione
- Sviluppare le proposte
- Definire i criteri per valutare le opzioni

4. Decidere!

- Definire le regole per decidere
- Decidere
- Rendere trasparente il grado di adesione

5. Comunicare la decisione