• Controllo di Gestione: dalle fasi di processo al Project Management

    Un paio di settimane fa abbiamo iniziato a parlare del Controllo di Gestione in relazione al prodotto di IambOO, Keep Control, il nuovo software che ha come focus la misurazione dell’efficienza produttiva delle commesse.

     

    Conoscere le basi del controllo di gestione è importante per delineare un quadro generale di partenza. Il controllo di gestione è infatti, se vogliamo, la base concettuale amministrativa e gestionale del ruolo aziendale più operativo che oggi viene definito PM, ovvero Project Manager. Il Project Manager è colui che è responsabile operativamente di avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura di un progetto.

     

    In tal senso ritroviamo le fasi del processo tipiche del controllo di gestione, ovvero:

    - controllo antecedente o budgeting,

    - controllo concomitante,

    - controllo susseguente.

     

    Il budgeting

    Questa fase del processo è strettamente correlato al sistema di pianificazione aziendale e sostanzialmente riguarda la predisposizione del budget in modo tale da:

    - rendere misurabili gli obiettivi operativi nell’arco del tempo (molto spesso infatti nella gestione di un progetto il PM pone dei check point con degli obiettivi intermedi in relazione a costi, tempi e risorse prestabiliti);

    - prevedere le risorse, sia umane che finanziarie, necessarie al conseguimento degli obiettivi di breve, medio e lungo termine;

    - assegnare i centri di responsabilità per i vari obiettivi operativi.

     

    Durante lo svolgimento delle attività aziendali il monitoraggio di quanto prestabilito avviene attraverso due indicatori basilari: l’efficacia, il rapporto tra il risultato raggiunto e l’obiettivo dato; e l’efficienza, il rapporto tra il risultato raggiunto e le risorse impiegate per raggiungerlo.

     

    Il controllo concomitante

    Il controllo concomitante si svolge parallelamente alla normale gestione aziendale e consiste nella misurazione periodica dei due indicatori sopra citati rilevando i costi e misurando i risultati. Questi dati vengono comunicati ai vari centri di responsabilità preposti, financo ai vertici aziendali, affinché possano essere prese in considerazione eventuali azioni correttive.

     

    Il controllo susseguente

    Infine, a chiudere il cerchio del controllo di gestione, troviamo il controllo susseguente che di fatto va a misurare il punto di arrivo in relazione agli obiettivi iniziali assieme alle eventuali azioni correttive intraprese nel tempo.

    Questa fase del controllo è importante per supportare i futuri cicli di budgeting e per fornire feedback sui processi e sulle risorse umane impiegate durante la gestione.

     

    Di vitale importanza nella seconda e nella terza fase del processo è la stesura dei report, ovvero nella trasmissione ai centri di responsabilità delle informazioni necessarie a intraprendere le azioni successive e/o correttive.

     

    La parte di reporting risulta molto utile anche all’atto pratico perché fornisce un collegamento in più tra la base teorica di riferimento del controllo di gestione e le pratiche proprie del project management che andremo ad affrontare più nel dettaglio in merito alle varie funzionalità di Keep Control.

     

    Nei prossimi articoli infatti approfondiremo tutti gli aspetti salienti di questo nuovo software che si presenta come il sodalizio tra l’aspetto teorico/gestionale e quello pratico/operativo del Project Management.

     

    Nella fattispecie parleremo di:

    - strumenti necessari alla gestione delle commesse,

    - assegnazione del budget,

    - interfacce più o meno intuitive,

    - misurazione dell’avanzamento del lavoro incrociando risorse, tempi e budget,

    - reportistica interna e per il cliente e supporti grafici per questi scopi.

     

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